Evenement organiseren

De beslissingsboom helpt je op weg

WANNEER HEB IK EEN TOELATING NODIG?

Wanneer heb ik een toelating nodig? 
Het evenement... 

• vindt (gedeeltelijk) plaats op openbaar domein (ook doortochten)
• heeft impact op het openbaar domein of de verkeerssituatie (tijdelijke verkeersmaatregelen zijn verreist)
• is publiek toegankelijk en bevat een tijdelijke constructie (tent, podium, foodtrucks,...)
• is publiek toegankelijk met elektronisch versterkte muziek (+85dBA) in openlucht of een tent
• is publiek toegankelijk met serveren van sterke drank
• is publiek toegankelijk met inzet van vrijwillige en/of professionele security
• heeft specifieke veiligheidsrisico’s (bv. kampvuur, fakkeltochten,,..)  
• is publiek of niet publiek toegankelijk met meer dan 200 gelijktijdige bezoekers of aanwezigen
• wordt voorafgegaan door eigen reclameborden die men wil plaatsen langs gemeentewegen, drukwerk dat verspreid wordt op openbaar terrein of wegwijzers die opgehangen worden
• omvat een rommelmarkt, garageverkoop of tweedehandsbeurs (op privédomein)
• omvat een doortocht met bewegwijzering op grondgebied Wuustwezel.

Minstens één ja op bovenstaande vragen? Dien dan minstens 6 weken op voorhand een aanvraag in via ons evenementenloket.

WANNEER DIEN IK EEN MELDING IN?

Wanneer dien ik een melding in? 
Het evenement... 

• omvat een privéaangelegenheid (welke privé of publiek) en impact/ gevolgen kan hebben voor de omgeving: het spelen van luide muziek, verkeersimpact door drukte,... 

Dien je melding in via het evenementenloket. 

Wanneer hoef ik noch een aanvraag noch een melding in te dienen? 
Het evenement... 

• omvat een privéaangelegenheid waarbij de bezoekers op voorhand een persoonlijk uitnodiging hebben ontvangen.
• bevindt zich in een (al dan niet) private inrichting én is niet publiek toegankelijk met minder dan 200 gelijktijdige bezoekers of aanwezigen en heeft geen impact op het openbaar domein of omgeving (verkeers- of geluidshinder).

GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST

Organiseer je een activiteit of evenement in Wuustwezel en heb je materiaal nodig? Het lokaal bestuur stelt een ruim aanbod aan uitleenmateriaal ter beschikking. 

Vraag je je evenement aan via het evenementenloket? Dan kan je daar het materiaal ineens mee aanvragen. 

Organiseer je een evenement waar geen evenementaanvraag voor vereist is? Dan kan je het materiaal rechtstreeks aanvragen via onderstaand aanvraagformulier. Deze dien je ingevuld te mailen naar uitleen.ow@wuustwezel.be.  

DOWNLOAD HIER HET AANVRAAGFORMULIER UITLEENDIENST

Lees hier het volledig gebruikersreglement uitleendienst.
Lees hier het gemeenteraadsbesluit 28.09.2026 Reglement uitleendienst. 

Het gebruik van gemeentelijk uitleenmateriaal is gekoppeld aan een aantal afspraken en voorwaarden. 
Voorwaarden samengevat

• De activiteit vindt plaats op grondgebied Wuustwezel.
• De activiteit heeft geen commercieel doel.
• De materialen worden in principe gratis ter beschikking gesteld.
• De aanvraag gebeurt minstens 15 dagen of voorhand en maximaal 1 jaar vooraf. 
• De ontleentermijn bedraagt maximaal 5 opeenvolgende dagen. 
• De organisator is verantwoordelijk voor het correct gebruik, de bewaring en teruggave van het materiaal.
• Bij schade of verlies van het materiaal of inbreuken op de voorwaarden kunnen kosten worden aangerekend. Kosten worden aangerekend op basis van nieuwwaarde of vervangingsprijs. 
• Materiaal kan afgehaald worden bij de uitleendienst. Voor grotere materiaalontleningen kan levering en ophaling aangevraagd worden. Leveringen gebeuren enkel tijdens de werkuren van de uitleendienst en zijn afhankelijk van de aard en omvang van het materiaal. 

Deze voorwaarden vormen slechts een samenvatting. De volledige afspraken, rechten en voorwaarden zijn opgenomen in het gebruikersreglement uitleendienst, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad. 

Vind je niet wat je zoekt of heb je extra materiaal nodig? Provincie Antwerpen beschikt ook over een uitleendienst. 

Gemeentelijke uitleendienst Wuustwezel
uitleen.ow@wuustwezel.be - 03 690 46 33 - Slijkstraat 5, 2990 Wuustwezel

Hoe gebruik ik het evenementenloket?

Wanneer je gebruik maakt van het evenementenloket meld je je best aan. Zo kan je je eigen dossier opvolgen, raadplegen en hergebruiken. Als je ervoor kiest om niet aan te melden, kan je enkel de aanvraag indienen en niet meer raadplegen. 

Indien aangemeld via 'Mijn dossier' (bv. via itsme, eID,...) 

• Je voornaam, naam en rijksregisternummer worden automatisch ingevuld.
• Je hebt een duidelijk overzicht van al je aanvragen en je kan de status ervan opvolgen.
• Organiseer je elk jaar hetzelfde evenement? Dan kan je je aanvraag van vorig jaar gemakkelijk kopiëren en aanpassen waar nodig.
• Je aanvragen worden telkens bewaard in je dossier. Deze kan je telkens raadplegen.
• Opgelet: eens de aanvraag is ingediend, kan je zelf niets meer aanpassen. Zijn er toch nog wijzigingen? Neem dan contact op met dienst Evenementen. 

Procedure 

1. Dien je aanvraag in via ons evenementenloket. Hulp nodig bij de aanvraag? Neem contact op met dienst Evenementen, zij helpen je mee op weg en begeleiden je in de aanvraag.
2. Na het indienen van je aanvraag ontvang je een bevestigingsmail met het overzicht van je aanvraag. Houd ook zeker je spamfolder in de gaten.
3. Je aanvraag wordt verwerkt waarbij we onder andere adviezen inwinnen. Op basis hiervan bespreekt dienst Evenementen en het college van burgemeester en schepenen je aanvraag.
4. Het kan zijn dat we nog extra informatie nodig hebben over je aanvraag. Dan contacteren we je via mail of telefonisch.
5. Eens je aanvraag behandeld is door de nodige diensten, keurt het college van burgemeester en schepenen je aanvraag (al dan niet) goed.
6. Na goedkeuring ontvang je de officiële vergunning. Deze vergunning kan voorwaarden voor je evenement bevatten die je dient na te leven.
7. Zorg dat je deze vergunning tijdens je evenement bij de hand hebt.

Afvalbeheer en duurzaam organiseren

Denk goed na over een goede afvalinzameling. Via de gemeente zijn er twee mogelijkheden om het afval van je evenement te verzamelen. 

Evenementencontainer (1.100L) 

Je kan via het gemeentelijk uitleenmateriaal één of meerdere evenementencontainers van 1.100 liter ontlenen. Belangrijk:

• Afval mag enkel los of in transparante afvalzakken in de container worden gedeponeerd.
• Ondoorzichtige zakken zijn niet toegestaan.
• De richtlijnen van hoe te sorteren staan vermeld op de container zelf en worden opgenomen in de bevestigingsmail. 
• De container wordt, na bevestiging, geleverd en na afloop van het evenement terug opgehaald door de uitleendienst.
• De lediging gebeurt door IGEAN. 
• De kosten voor de lediging en verwerking van het afval wordt rechtstreeks door IGEAN aan de organisator aangerekend. 

Vrachtwagencontainer (20 m³)

Voor grotere evenementen kan een vrachtwagencontainer een geschikte oplossing zijn. 

• Levering, ophaling en afvoer gebeurt door onze dienst logistiek.
• Als aanvrager neem je hiervoor zelf contact op via logistiek.ow@wuustwezel.be of 03 690 46 62 voor afspraken.
• De transport- en stortkosten worden aangerekend aan de aanvrager. 

Duurzaam organiseren

Een geslaagd evenement is ook een duurzaam evenement. Door afval te voorkomen, slim te sorteren en te kiezen voor herbruikbaar materiaal beperk je de impact op het milieu. 

Hou er rekening mee dat er specifieke wetgevingen gelden voor onder meer bekers, borden, bestek en ander cateringmateriaal. Sinds enkele jaren zijn heel wat vormen van wegwerp verboden en is het gebruik van herbruikbare alternatieven vaak verplicht. 

Op de website van OVAM vind je steeds de meest actuele informatie over de geldende wetgeving, inspirerende praktijkvoorbeelden, handige tips en beschikbare ondersteuning voor organisatoren: https://ovam.vlaanderen.be/groen-event.

Samen houden we evenementen in Wuustwezel proper én duurzaam. 

Alcoholpreventie

Op veel evenementen wordt er alcohol gedronken. Als organisator heb je hiervoor een grote verantwoordelijkheid. Jongeren onder de 16 jaar mogen geen alcoholhoudende dranken (zoals bier en wijn) drinken en jongeren onder de 18 jaar geen sterke drank. Hier kan sterk op gecontroleerd worden. 

Wees goed voorbereid als organisator en neem proactief maatregelen. Meer informatie hierover kan je hier vinden. 
Bij dienst evenementen kan je banners en ander materiaal (zoals stempels en bandjes +16/+18) rond alcoholpreventie krijgen.  

Bewakingsactiviteiten

Als organisator dien je zelf in te staan voor de veiligheid op je evenement. Het is zeer belangrijk hier goed over na te denken. Zo kan je kiezen om een beroep te doen op professionele en erkende bewakingsondernemingen of je kan vrijwilligers inzetten via het verenigingsregime. 

Lees hier hoe correct met bewakingsactiviteiten om te gaan tijdens je evenement.

Erkende verenigingen die een evenement organiseren en hiervoor beroep doen op een erkende bewakingsonderneming kunnen hiervoor een subsidie aanvragen. Meer info en het aanvraagformulier vind je hier terug.

Evenementen met max. 500 bezoekers 

Voor fuiven, festivals of evenementen met maximum 500 bezoekers is niet-structureel toezicht mogelijk door effectieve, actieve leden van de vereniging zelf. Structureel toezicht (door een erkende firma of vrijwilligers) is zeker ook mogelijk en wordt altijd aangeraden. 

Niet-structureel toezicht houdt in: 

• controle van toegangsbewijzen;
• tijdens de uitvoering van taken, welke geen toezichtstaken betreffen, kan elke medewerker problemen of gevaarlijke situaties melden aan de (aanwezige) hulpdiensten;
• personen in nood naar best vermogen bijstaan. 

Niet-structureel toezicht houdt niet in:

• toegangscontrole;
• toezicht frontstage;
• uitvoeren van structureel toezicht;
• het dragen van tekens of kledij van private veiligheid.

Evenementen vanaf 500 bezoekers of meerdaagse evenementen

Voor fuiven, festivals of evenementen vanaf 500 bezoekers, meerdaagse evenementen of evenementen punctueel aangewezen door de politie dient er structureel toezicht georganiseerd te worden door middel van private veiligheid. Hiervoor kan je beroep doen op een erkende firma/ bewakingsonderneming of op vrijwilligers.   

Wanneer je vrijwilligers inschakelt voor de beveiliging op je evenement, moet je hier een specifieke toelating aan de gemeente voor aanvragen. Om van het zogenaamde 'vrijwilligersregime' gebruik te willen maken, moet er voldaan worden aan bepaalde voorwaarden. 

Brandveiligheid

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het creëren van een veilige en geordende omgeving, waarbij je rekening moet houden met verschillende regels en voorschriften. Als je een evenement organiseert, is het daarom essentieel om als eerste contact op te nemen met het lokaal bestuur. 

Als organisator dien je de evenementenfiches met advies van Brandweer Zone Rand goed op te volgen. De fiches zijn raad te plegen via deze link. Deze worden ook bezorgd door de evenementencoördinator indien een toelating nodig is.

Op basis van een checklist bepaalt de veiligheidscel van het lokaal bestuur de risicocategorie van jouw evenement. Voor grote evenementen bezorgt het lokaal bestuur het veiligheidsplan aan de brandweer. Op basis hiervan kan de brandweer:

• een brandpreventieadvies opmaken waarin bijkomende maatregelen geadviseerd kunnen worden;
• een voorbespreking van het evenement opvragen. 

Ontdek hier handige tips om een goed veiligheidsdossier op te maken.
Hier kan je een voorbespreking met Brandweer Zone Rand aanvragen. 
Hier kan je vooradvies van Brandweer Zone Rand voor je evenement aanvragen.

Evaluatie gemeentelijke ondersteuning

Je hebt via het Evenementenloket een aanvraag ingediend. Wij zijn benieuwd naar je reactie. Vond je het gemakkelijk of moeilijk? Liep je tegen bepaalde problemen aan? 

Laat het ons zeker weten. Enkel op die manier kunnen we onze werking afstemmen op jouw/ jullie behoeften en noden. Het invullen van het evaluatieformulier duurt slechts enkele minuten. 

Vul hier het evaluatieformulier in. Bedankt alvast!

Evenementenweide

Voor organisatoren in Wuustwezel stelt het lokaal bestuur de evenementenweide ter beschikking op de hoek van de Korte Gasthuisdreef en Gasthuisdreef. De evenementenweide is een open grasterrein van ongeveer 1,5 hectare en beschikt over een aantal basisvoorzieningen. 

Locatie en inplantingsplan: bekijk hier de ligging van de evenementenweide.

• Nabij 130m x 121m (1,51ha)
• Nr. 15 2280m² (Staanplaats wip, nutsvoorziening,…) 
• Nr. 14 12880m²

Voorzieningen

• Elektriciteitsaansluiting (foorkast met aansluiting 63A en digitale meter)
• Wateraansluiting (niet-drinkbaar water)
• Septische put aangesloten op de riolering 

Gebruik en voorwaarden 

• Het gebruik van de evenementenweide is kosteloos. 
• Een aanvraag dient te gebeuren via het digitaal evenementenloket.
• Bij tijdelijke inrichting moet er steeds een inrichtingsplan worden toegevoegd. 
• Voor het elektriciteitsverbruik wordt een retributie aangerekend: 
  • 15 euro voor de eerste dag; 
  • 5 euro per bijkomende dag. 
• Het gebruik van niet-drinkbaar water is gratis. 
• Na afloop moet het terrein volledig vrijgemaakt worden en in de oorspronkelijke staat worden achtergelaten. 
• Indien de bodemomstandigheden dit vereisen, bijvoorbeeld bij nat weer, is het gebruik van rijplaten verplicht. 
• Bij evenementen waar een grote drukte verwacht wordt met gemotoriseerde voertuigen, moet de gebruiker een mobiliteitsplan opmaken.   

Gebruik van vaste elektriciteitskasten

Op verschillende locaties in Wuustwezel staan vaste elektriciteitskasten die je als organisator kan gebruiken voor je evenement. Als deze in de buurt staat van je evenementenlocatie, is dit vaak de snelste en meest praktische oplossing voor je stroomvoorziening. 

Wil je een elektriciteitskast gebruiken? Vermeld dit mee in je digitale evenementenaanvraag en neem dan verder contact op met onze technische dienst om de kast te laten openen. Dit kan via 03 690 46 33 of uitleen.ow@wuustwezel.be. De locaties van alle kasten kan je terugvinden via de kaart: Openbare elektriciteitskasten in Wuustwezel. 

Voor het gebruik betaal je een retributie: 

• 15 euro voor de eerste dag;
• 5 euro per bijkomende dag.

Wordt de aansluiting onderbroken en nadien opnieuw geactiveerd? Dan start de telling opnieuw vanaf de eerste dag. De kost wordt aangerekend aan de gebruiker van de elektriciteitskast.

Watervoorzieningen: dit voorziet het lokaal bestuur niet. Heb je water nodig? Dan dien je rechtstreeks een aanvraag te doen bij PIDPA: https://www.pidpa.be/ons-aanbod/drinkwater/aquamobiel-standpijp. 

Geluidsnormen

Voor het spelen van elektronisch versterkte muziek op je evenement gelden er bepaalde geluidsnormen. Die normen zijn er om te zogen dat je bezoekers en medewerkers geen gehoorschade oplopen en om overlast in de buurt te vermijden. 

Er zijn verschillende categorieën waarin je evenement kan geplaatst worden waarbij er bepaalde maatregelen worden opgelegd, zoals het meten van het volume met een geluidsmeter. 

Bekijk deze link voor meer uitgebreide informatie.

Via het Evenementenloket kan je toestemming vragen voor het spelen van versterkte muziek tijdens je evenement. Houd er zeker rekening mee dat, wanneer je toestemming krijgt om muziek te spelen luider dan 85dB(A), je een geluidsmeter en oordoppen dient te voorzien. 

Promotie maken

Zet je evenement extra in de kijker! Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Maar hoe begin je daar nu aan? Hieronder vind je enkele handige tips. Heb je vragen, opmerkingen of hulp nodig? Contacteer dienst evenementen, wij helpen je graag op weg. 

UiTdatabank

Voeg je activiteit toe aan de UiTdatabank. Dit is geheel gratis. Je moet enkel eenmalig een UiTID aanmaken. Wanneer je de activiteit hebt toegevoegd, verschijnt deze automatisch op UiT in Vlaanderen en op UiT in Wuustwezel. Indien nodig, kan je hier de handleiding downloaden. Maak je evenement aantrekkelijk zichtbaar: lees hier slimme invoertips voor de UiTdatabank. Wanneer je activiteit minstens een maand op voorhand in de UiTdatabank is ingevoerd, bestaat de mogelijkheid dat deze ook mee opgenomen wordt in de UiT in Wuustwezel pagina van het W-tje. 

Aankondigingsborden

Op 6 plaatsen langs de belangrijkste invalswegen van onze gemeente is ruimte voorzien voor aankondigingsborden, waar verenigingen hun activiteiten kunnen aankondigen. Ontdek via MyMaps waar deze in Wuustwezel staan. 

Deze borden kan je ophalen bij de uitleendienst (Slijkstraat 5), beschilderen/ beplakken met een sticker en daar weer binnenbrengen. Je kan zelf ook creatief aan de slag gaan en je eigen aankondigingsborden aanmaken. Zorg dat je volgende afmetingen voor je bord respecteert: 1,5m x 0,4m en maximum 12mm dik. Ten vroegste twee weken voor de activiteit worden de borden opgehangen door onze technische dienst. De aankondigingsborden mogen niet gebruikt worden voor commerciële of politieke doeleinden. Contacteer de uitleendienst bij vragen: 03 690 46 33 of uitleen.ow@wuustwezel.be. 

Affichetoer 

Je kan op de dienst vrije tijd affiches (16 stuks) en flyers aangeven, deze worden door ons verspreid in de gemeentelijke affichekasten en gebouwen. De affichetoer gebeurt wekelijks op dinsdag, zorg dus dat je tijdig je promomateriaal binnenbrengt tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. 

Gemeentelijke plakzuilen 

Verenigingen mogen gebruik maken van de gemeentelijke plakzuilen: respecteer hierbij wel de affiches en moeite van andere plakkers. Ontdek via MyMaps waar de plakzuilen in Wuustwezel staan. Ook in onze buurtgemeenten, of zelfs nog verder, kan je gaan plakken.

Promotionele borden of spandoeken langs de (gewest)weg

Geef in je aanvraag duidelijk aan waar je promotionele borden of spandoeken wil plaatsen langs de openbare weg. 

• Houd er rekening mee dat borden enkel geplaatst mogen worden op privéterrein mits toestemming van eigenaar en de gemeente.
• Je mag ze nooit plaatsen op openbaar domein zoals bermen, aan verlichtingspalen, tegen bomen,…
• Je blijft als organisator zelf verantwoordelijk voor de veiligheid en voor het goed ophangen en weghalen van de spandoek.
• Om spandoeken te hangen heb je ook steeds de toestemming nodig van de gemeente. 

Voor locaties langs een gewestweg heb je altijd een aparte toelating nodig van Agentschap Wegen & Verkeer (AWV). Deze aanvraag verloopt niet via het lokaal bestuur, maar moet je als organisator zelf indienen via het webportaal van Agentschap Wegen & Verkeer. Houd er rekening mee dat AWV enkel een vergunning kan afleveren als je voldoet aan de geldende voorwaarden. 

Gewestwegen in Wuustwezel: Bredabaan, Hoogstraatseweg, Stoffezandstraat, Loenhoutsesteenweg, Wuustwezelseweg, Kapelstraat, Nieuwmoersesteenweg, Kampweg, Dorpstraat, Kalmthoutsesteenweg.

Sabam en Billijke Vergoeding

Speel je muziek tijdens je evenement? Dan maak je gebruik van het (inter)nationaal repertoire van Sabam, de Belgische vereniging voor auteurs, componisten en uitgevers. Je hebt daarvoor een licentie nodig. In ruil mag je vrij gebruik maken van hun repertoire. De vergoeding die je daarvoor betaalt, is het auteursrecht. Sabam verdeelt deze rechten aan haar auterus, componisten en uitgevers, die op deze manier een eerlijke vergoeding ontvangen voor het gebruik van hun werken. 

Terwijl Sabam de rechten van de auteurs beschermen, is de Billijke Vergoeding bestemd voor de producenten en uitvoerende artiesten van muziek die je afspeelt tijdens het evenement.

Via Unisono kan je zowel Sabam als Billijke Vergoeding regelen in één licentieaanvraag. 

Verplichte verzekeringen

Wanneer je een evenement organiseert, moet je als organisator goed verzekerd zijn. 

In de meeste gevallen heb je minstens een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering (BA) nodig. 
Dit dekt schade aan derden tijdens je evenement.

Afhankelijk van je evenement kunnen ook deze verzekeringen nodig zijn: 

• Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing 
  Verplicht bij gebruik van publieke toegankelijke ruimte (bv. zaal of tent).
• Vrijwilligersverzekering 
  Niet verplicht, maar wel sterk aangeraden wanneer je werkt met vrijwilligers. 

Daarnaast zijn er nog heel wat verzekeringen die erg nuttig zijn, maar niet verplicht. 
Bijvoorbeeld: rechtsbijstand, verzekering voor cash geld, verzekering voor gehuurd of ontleend materiaal, annulatieverzekering,... 

Veel verzekeraars bieden een evenementenpolis aan waarin verschillende waarborgen gecombineerd zijn. Spreek dus zeker je verzekeringsagent aan.

Ben je lid van een koepelorganisatie? Dan ben je mogelijk al (gedeeltelijk) verzekerd. Check dit zeker vooraf! 

De Vlaamse overheid biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan. Check https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/. 

Organiseer je als niet-sportvereniging een sportevenement? Dan kan je Via Sport Vlaanderen een gratis sportverzekering aanvragen. Deze verzekering kan onder andere burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen dekken. Er zijn wel voorwaarden. Check https://www.sport.vlaanderen/wij-helpen-bij-de-organisatie-van-jouw-sportactiviteit/gratis-sportverzekering/   

Twijfel je nog? Bekijk het overzicht op https://ikorganiseer.be/organiseren/verplichte-verzekeringen/. 

Machtiging verplaatsing praalwagen

Een vereniging die zich met een praalwagen over de openbare weg naar een evenement of stoet wil begeven, moet in het bezit zijn van een 'gemeentelijke machtiging praalwagen'. Dit kan door het volledig invullen van onderstaand aanvraagformulier. 

Voeg zeker volgende documenten bij de aanvraag:

• Bewijs van de verplichte burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering inzake motorrijtuigen voor de wagen zelf;
• Foto van de praalwagen;
• Indien van toepassing: bewijs van verzekering, keuringsbewijs & inschrijvingsbewijs van het trekkend voertuig. 

Het blijft in de eerste plaats de organisator van de verplaatsing of de bestuurder van de praalwagen zelf die er voor moet zorgen dat de voorschriften van de reglementering worden nageleefd en dat de gemeentelijke machtiging hem niet ontslaat van zijn verantwoordelijkheid om de nodige voorschriften inzake veiligheid te treffen. 

Het aanvraagformulier is gebaseerd op de bepalingen van het koninklijk besluit van 15 maart 1968 houdende algemeen reglement op de technische eisen waaraan de auto's, hun aanhangwagens en hun veiligheidstoebehoren moeten voldoen en de omzendbrief MOW/2022/001 van 10 november 2022 betreffende de gemeentelijke machtiging.