Evenement organiseren

WANNEER HEB IK EEN TOELATING NODIG?

Wanneer heb ik een toelating nodig? 
Het evenement... 

• vindt (gedeeltelijk) plaats op openbaar domein (ook doortochten)
• heeft impact op het openbaar domein of de verkeerssituatie (tijdelijke verkeersmaatregelen zijn verreist)
• is publiek toegankelijk en bevat een tijdelijke constructie
• is publiek toegankelijk en vereist specifieke toelatingen (bv. afwijking van elektronisch versterkende muziek (+ 85dBA), serveren van sterke dranken, kansspelen, bewakingsactiviteiten door vrijwilligers,…)
• heeft specifieke veiligheidsrisico’s (bv. kampvuur, vuurwerk, fakkeltochten,..)  
• is publiek of niet publiek toegankelijk met meer dan 200 gelijktijdige bezoekers of aanwezigen.
• wordt voorafgegaan door eigen reclameborden die men wil plaatsen langs gemeentewegen, drukwerk dat verspreid wordt op openbaar terrein of wegwijzers die opgehangen worden.
• omvat een rommelmarkt, garageverkoop of tweedehandsbeurs op privédomein.

Minstens één ja op bovenstaande vragen? Dien dan minstens 6 weken op voorhand een aanvraag in via ons Evenementenloket.

WANNEER DIEN IK EEN MELDING IN?

Wanneer dien ik een melding in? 
Het evenement... 

• omvat een privéaangelegenheid (welke privé of publiek kan zijn) en gevolgen kan hebben voor de omgeving: het spelen van luide muziek, verkeersimpact door drukte,... 

Dien je melding in via het Evenementenloket. 

Wanneer hoef ik noch een aanvraag noch een melding in te dienen? 
Het evenement... 

• bevindt zich in een (al dan niet) private inrichting én is niet publiek toegankelijk met minder dan 200 gelijktijdige bezoekers of aanwezigen en heeft geen impact op het openbaar domein of omgeving (verkeers- of geluidshinder).

HOE GEBRUIK IK HET EVENEMENTENLOKET

Wanneer je gebruik maakt van het Evenementenloket meld je je best aan. Zo start je een dossier welke veel voordelen heeft. Zonder aanmelden is er geen dossier mogelijk. 

Via Mijn dossier: 

• Je voornaam, naam en rijksregisternummer worden automatisch ingevuld.
• Je hebt een duidelijk overzicht van al je aanvragen en je kan de status ervan opvolgen.
• Organiseer je elk jaar hetzelfde evenement? Dan kan je je aanvraag van vorig jaar gemakkelijk kopiëren en aanpassen waar nodig.
• Je aanvragen worden telkens bewaard in je dossier. Deze kan je telkens raadplegen.
• Opgelet: eens de aanvraag is ingediend, kan je zelf niets meer aanpassen. Zijn er toch nog wijzigingen? Neem dan contact op met dienst Evenementen. 

Procedure 

1. Dien je aanvraag in via ons Evenementenloket. Hulp nodig bij de aanvraag? Bekijk hier de handleiding of neem contact op met dienst Evenementen.
2. Na het indienen van je aanvraag ontvang je een bevestigingsmail met het overzicht van je aanvraag. Houd ook zeker je spamfolder in de gaten.
3. Je aanvraag wordt verwerkt waarbij we onder andere adviezen inwinnen. Op basis hiervan bespreekt dienst Evenementen en het college van burgemeester en schepenen je aanvraag.
4. Het kan zijn dat we nog extra informatie nodig hebben over je aanvraag. Dan contacteren we je via mail of telefonisch.
5. Eens je aanvraag behandeld is door de nodige diensten, keurt het college van burgemeester en schepenen je aanvraag (al dan niet) goed.
6. Na goedkeuring ontvang je de officiële vergunning. Deze vergunning kan voorwaarden voor je evenement bevatten die je dient na te leven.
7. Zorg dat je deze vergunning tijdens je evenement bij de hand hebt.

Machtiging verplaatsing praalwagen

Een vereniging die zich met een praalwagen over de openbare weg naar een evenement of stoet wil begeven, moet in het bezit zijn van een 'gemeentelijke machtiging praalwagen'. 

Een gemeentelijke machtiging aanvragen om met je praalwagen met standplaats in Wuustwezel naar een stoet of evenement in Wuustwezel of een andere gemeente te begeven en/ of deel te nemen, kan door het volledig invullen van onderstaand aanvraagformulier. 

Voeg zeker volgende documenten bij de aanvraag:

• Bewijs van de verplichte burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering inzake motorrijtuigen voor de wagen zelf;
• Foto van de praalwagen;
• Indien van toepassing: bewijs van verzekering, keuringsbewijs & inschrijvingsbewijs van het trekkend voertuig. 

Het blijft in de eerste plaats de organisator van de verplaatsing of de bestuurder van de praalwagen zelf die er voor moet zorgen dat de voorschriften van de reglementering worden nageleefd en dat de gemeentelijke machtiging hem niet ontslaat van zijn verantwoordelijkheid om de nodige voorschriften inzake veiligheid te treffen. 

Het aanvraagformulier is gebaseerd op de bepalingen van het koninklijk besluit van 15 maart 1968 houdende algemeen reglement op de technische eisen waaraan de auto's, hun aanhangwagens en hun veiligheidstoebehoren moeten voldoen en de omzendbrief MOW/2022/001 van 10 november 2022 betreffende de gemeentelijke machtiging. 

Alcoholpreventie

Op veel evenementen wordt er alcohol gedronken. Als organisator heb je hiervoor een grote verantwoordelijkheid. Jongeren onder de 16 jaar mogen geen alcoholhoudende dranken (zoals bier en wijn) drinken en jongeren onder de 18 jaar geen sterke drank. Hier kan sterk op gecontroleerd worden. 

Wees goed voorbereid als organisator en neem proactief maatregelen. Meer informatie hierover kan je hier vinden. 
Bij dienst evenementen kan je banners en ander materiaal (zoals stempels en bandjes +16/+18) rond alcoholpreventie krijgen.  

Bewakingsactiviteiten

Als organisator dien je zelf in te staan voor de veiligheid op je evenement. Het is zeer belangrijk hier goed over na te denken. Zo kan je kiezen om een beroep te doen op professionele en erkende bewakingsondernemingen of je kan vrijwilligers inzetten via het verenigingsregime. 

Lees hier hoe correct met bewakingsactiviteiten om te gaan tijdens je evenement.

Evenementen met max. 500 bezoekers 

Voor fuiven, festivals of evenementen met maximum 500 bezoekers is niet-structureel toezicht mogelijk door effectieve, actieve leden van de vereniging zelf. Structureel toezicht (door een erkende firma of vrijwilligers) is zeker ook mogelijk en wordt altijd aangeraden. 

Niet-structureel toezicht houdt in: 

• controle van toegangsbewijzen;
• tijdens de uitvoering van taken, welke geen toezichtstaken betreffen, kan elke medewerker problemen of gevaarlijke situaties melden aan de (aanwezige) hulpdiensten;
• personen in nood naar best vermogen bijstaan. 

Niet-structureel toezicht houdt niet in:

• toegangscontrole;
• toezicht frontstage;
• uitvoeren van structureel toezicht;
• het dragen van tekens of kledij van private veiligheid.

Evenementen vanaf 500 bezoekers of meerdaagse evenementen

Voor fuiven, festivals of evenementen vanaf 500 bezoekers, meerdaagse evenementen of evenementen punctueel aangewezen door de politie dient er structureel toezicht georganiseerd te worden door middel van private veiligheid. Hiervoor kan je beroep doen op een erkende firma/ bewakingsonderneming of op vrijwilligers.   

Brandveiligheid

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het creëren van een veilige en geordende omgeving, waarbij je rekening moet houden met verschillende regels en voorschriften. Als je een evenement organiseert, is het daarom essentieel om als eerste contact op te nemen met het lokaal bestuur. 

Als organisator dien je de evenementenfiches met advies van Brandweer Zone Rand goed op te volgen. De fiches zijn raad te plegen via deze link. Deze worden ook bezorgd door de evenementencoördinator indien een toelating nodig is.

Op basis van een checklist bepaalt de veiligheidscel van het lokaal bestuur de risicocategorie van jouw evenement. Voor grote evenementen bezorgt het lokaal bestuur het veiligheidsplan aan de brandweer. Op basis hiervan kan de brandweer:

• een brandpreventieadvies opmaken waarin bijkomende maatregelen geadviseerd kunnen worden;
• een voorbespreking van het evenement opvragen. 

Ontdek hier handige tips om een goed veiligheidsdossier op te maken.
Hier kan je een voorbespreking met Brandweer Zone Rand aanvragen. 
Hier kan je vooradvies van Brandweer Zone Rand voor je evenement aanvragen.

Duurzaam organiseren

Jaarlijks vinden honderden festivals plaats in Vlaanderen. Daarnaast worden er in elke gemeenten jeugdevenementen, sportwedstrijden, kerstmarkten, fuiven,... georganiseerd. Het groeiend fenomeen van publiekelijke activiteiten en evenementen brengt op een positieve wijze veel mensen bij elkaar. Maar het zorgt ook voor milieudruk. 

Het organiseren van evenementen gaat gepaard met de nodige wetgeving voor onder andere cateringmateriaal. Wees goed voorbereid zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Op deze pagina vind je de laatste info over wetgeving, inspirerende voorbeelden, praktische tips en ondersteuning die OVAM te bieden heeft.

Geluidsnormen

Voor het spelen van elektronisch versterkte muziek op je evenement gelden er bepaalde geluidsnormen. Die normen zijn er om te zogen dat je bezoekers en medewerkers geen gehoorschade oplopen en om overlast in de buurt te vermijden. 

Er zijn verschillende categorieën waarin je evenement kan geplaatst worden waarbij er bepaalde maatregelen worden opgelegd, zoals het meten van het volume met een geluidsmeter. 

Bekijk deze link voor meer uitgebreide informatie.

Via het Evenementenloket kan je toestemming vragen voor het spelen van versterkte muziek tijdens je evenement. Houd er zeker rekening mee dat, wanneer je toestemming krijgt om muziek te spelen luider dan 85dB(A), je een geluidsmeter en oordoppen dient te voorzien. 

Sabam en Billijke Vergoeding

Speel je muziek tijdens je evenement? Dan maak je gebruik van het (inter)nationaal repertoire van Sabam, de Belgische vereniging voor auteurs, componisten en uitgevers. Je hebt daarvoor een licentie nodig. In ruil mag je vrij gebruik maken van hun repertoire. De vergoeding die je daarvoor betaalt, is het auteursrecht. Sabam verdeelt deze rechten aan haar auterus, componisten en uitgevers, die op deze manier een eerlijke vergoeding ontvangen voor het gebruik van hun werken. 

Terwijl Sabam de rechten van de auteurs beschermen, is de Billijke Vergoeding bestemd voor de producenten en uitvoerende artiesten van muziek die je afspeelt tijdens het evenement.

Via Unisono kan je zowel Sabam als Billijke Vergoeding regelen in één licentieaanvraag. 

Promotie maken

Zet je evenement extra in de kijker! Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Maar hoe begin je daar nu aan? Hieronder vind je enkele handige tips. Heb je vragen, opmerkingen of hulp nodig? Contacteer dienst evenementen, wij helpen je graag op weg. 

• UiTdatabank

Voeg je activiteit toe aan de UiTdatabank. Dit is geheel gratis. Je moet enkel eenmalig een UiTID aanmaken. Wanneer je de activiteit hebt toegevoegd, verschijnt deze automatisch op UiT in Vlaanderen en op UiT in Wuustwezel. Indien nodig, kan je hier de handleiding downloaden. Maak je evenement aantrekkelijk zichtbaar: lees hier slimme invoertips voor de UiTdatabank. Wanneer je activiteit minstens een maand op voorhand in de UiTdatabank is ingevoerd, bestaat de mogelijkheid dat deze ook mee opgenomen wordt in de UiT in Wuustwezel pagina van het W-tje. 

• Aankondigingsborden

Op 6 plaatsen langs de belangrijkste invalswegen van onze gemeente is ruimte voorzien voor aankondigingsborden, waar verenigingen hun activiteiten kunnen aankondigen. Ontdek via MyMaps waar deze in Wuustwezel staan. 

Deze borden kan je ophalen bij de uitleendienst (Slijkstraat 5), beschilderen/ beplakken met een sticker en daar weer binnenbrengen. Je kan zelf ook creatief aan de slag gaan en je eigen aankondigingsborden aanmaken. Zorg dat je volgende afmetingen voor je bord respecteert: 1,5m x 0,4m en maximum 12mm dik. Ten vroegste twee weken voor de activiteit worden de borden opgehangen door onze technische dienst. De aankondigingsborden mogen niet gebruikt worden voor commerciële of politieke doeleinden. Contacteer de uitleendienst bij vragen: 03 690 46 33 of uitleen.ow@wuustwezel.be. 

• Affichetoer 

Je kan op de dienst vrije tijd affiches (16 stuks) en flyers aangeven, deze worden door ons verspreid in de gemeentelijke affichekasten en gebouwen. De affichetoer gebeurt wekelijks op dinsdag, zorg dus dat je tijdig je promomateriaal binnenbrengt tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. 

• Gemeentelijke plakzuilen 

Verenigingen mogen gebruik maken van de gemeentelijke plakzuilen: respecteer hierbij wel de affiches en moeite van andere plakkers. Ontdek via MyMaps waar de plakzuilen in Wuustwezel staan. Ook in onze buurtgemeenten, of zelfs nod verder, kan je gaan plakken.

• Promotionele borden of spandoeken langs de weg

Noteer in je aanvraag waar je promotionele borden of spandoeken langs de openbare weg wil hangen. Houd zeker rekening met de voorwaarden die in de toelating zullen staan. Wil je borden of spandoeken plaatsen langs gewestwegen? Dan heb je toelating nodig van Agentschap Wegen & Verkeer.